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Cose da ricordare quando si organizza un evento aziendale

Cose da ricordare quando si organizza un evento aziendale

Dopo aver stabilito le principali categorie di spesa e il budget dell’evento vale la pena di creare delle sottocategorie per ogni voce della lista.

Questo lavoro non soltanto aiuterà a non farvi sfuggire niente di importante durante i preparativi ma renderà le spese più trasparenti. Così, sotto la categoria “Impianti e attrezzature” possiamo scrivere: noleggio proiettori, schermi a led, dispositivi per traduzione simultanea, accesso internet ecc.

Dopo aver completato l’elenco bisogna concentrarsi sulla ricerca di una location che corrisponda a tutti i requisiti principali.

In base alla tipologia di evento possiamo valutare una serie di opzioni tra le quali: centro congressi attrezzato, villa con vista lago e sale capaci di ospitare un grande numero di invitati, giardino coperto se si tratta di un evento abbastanza rilassato ecc.

Il passo successivo è stabilire il programma dell’evento. Bisogna concordare con tutti gli speaker il tema e la lunghezza dei loro discorsi, preparare slide e presentazioni in tutte le lingue necessarie, trovare un moderatore che dovrà presentare relatori, stimolare la discussione e controllare che il format venga rispettato. Ricordatevi di leggere o almeno dare un’occhiata veloce a ogni discorso scritto per assicurarvi che trattino argomenti stabiliti e contengano informazioni utili ed interessanti per i partecipanti. 

Ovviamente bisogna pensare anche a momenti di relax che possono includere solite pause caffè, escursioni turistiche o trattamenti spa. Se l’evento durerà più di un giorno i partecipanti, senza dubbio, saranno curiosi di visitare le principali attrazioni turistiche del posto e vorranno comprare qualche souvenir per parenti e amici. Una location perfetta per un congresso, conferenza o festa aziendale può essere un albergo con spa dove i vostri partner e dipendenti potranno rilassarsi e recuperare le forze dopo una giornata impegnativa.