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Come organizzare un evento aziendale di successo?

Come organizzare un evento aziendale di successo?

Molte società multinazionali sempre più spesso scelgono l’Italia per organizzare eventi aziendali di ogni genere. Tra le ragioni principali: posizione strategica delle città come Milano e Roma che risultano facilmente raggiungibili da diverse parti del mondo, strutture ben attrezzate per convegni e manifestazioni e un ricco patrimonio culturale che permette di creare numerosi itinerari turistici per i partecipanti dei meeting aziendali.

Prima di tutto bisogna elaborare un piano molto dettagliato dell’evento che dovrebbe includere più voci possibile per garantire che il risultato finale sia all’altezza delle vostre aspettative.

Dopodiché va definito il budget. Per evitare sorprese sgradevoli o spese inaspettate è meglio suddividere i costi in diversi gruppi. Per avere un riferimento più concreto si può rappresentare il bilancio con un grafico a torta dove a ogni fetta corrisponde una voce di spesa, per esempio: 

  • Аffitto spazi;
  • Catering;
  • Impianti ed attrezzature;
  • Costi di voli e hotel;
  • Transfer per l’evento;
  • Personale temporaneo: traduttori, interpreti, moderatori, camerieri, autisti ecc.;
  • Materiale cartaceo e souvenir per partecipanti.

Infine per programmare al meglio il budget è utile evidenziare le voci più importanti e costose calcolando le percentuali. Così avrete una visione più chiara e completa delle priorità e dei costi finali.

Nel prossimo articolo parleremo di altri aspetti fondamentali dell’organizzazione di eventi aziendali come, per esempio, la scelta della location ideale.